Você lança um grande projeto no trabalho, conclui uma tarefa
complexa no prazo ou encontra uma solução para um problema contínuo, mas
nenhuma dessas realizações é tão gratificante quanto o raro momento em que a
caixa de entrada do seu e-mail está vazia.
Há boas notícias: alcançar a caixa de entrada zerada não
precisa ser uma ocorrência rara. Tire proveito desses recursos, por vezes
negligenciados, do Outlook 365 para organizar melhor seus e-mails e começar a
se concentrar em tarefas mais importantes.
Mover e-mails complexos e não críticos para uma pasta de tarefas pendentes
No Outlook 365, você pode criar uma estrutura de pastas para
organizar emails. Muitas pessoas usam a estrutura de pastas para arquivar e-mails,
mas as pastas também são uma ótima maneira de gerenciar e-mails recebidos como
tarefas e tirá-los da exibição da caixa de entrada.
Vamos usar essas pastas para fazer uma triagem por email,
organizar a caixa de entrada confusa e superar a sobrecarga de email.
Para fazer isso, crie três novas pastas na pasta da caixa de
entrada. A primeira é uma pasta de coisas para fazer e a segunda e terceira
são subpastas chamadas organização e outra de itens a longo prazo.
Agora você tem quatro pastas para e-mails recebidos, e você
pode usar todos os quatro para gerenciar suas tarefas e manter sua caixa de
entrada limpa.
Quando novos e-mails chegam, mova-os para a pasta
apropriada:
· Caixa de entrada - os únicos emails que
permanecem na sua caixa de entrada são aqueles que você deve responder
imediatamente. Eles são urgentes ou podem ser tratados rapidamente (em
três minutos ou menos).
A paste de coisas para fazer é simples, basta que arraste
e-mails não urgentes e e-mails que exigirão mais de uma resposta para sua pasta
pendente. Você acompanhará esses itens mais tarde, mas movê-los
imediatamente manterá sua caixa de entrada vazia enquanto você processa os
e-mails.
Mova os e-mails para esta pasta que são colocados em
espera. Coisas como respostas que você está esperando para receber ou
tarefas que você delegou.