Criação de pastas e a melhoria de organização no seu email

Você lança um grande projeto no trabalho, conclui uma tarefa complexa no prazo ou encontra uma solução para um problema contínuo, mas nenhuma dessas realizações é tão gratificante quanto o raro momento em que a caixa de entrada do seu e-mail está vazia.

Há boas notícias: alcançar a caixa de entrada zerada não precisa ser uma ocorrência rara. Tire proveito desses recursos, por vezes negligenciados, do Outlook 365 para organizar melhor seus e-mails e começar a se concentrar em tarefas mais importantes.

Mover e-mails complexos e não críticos para uma pasta de tarefas pendentes

No Outlook 365, você pode criar uma estrutura de pastas para organizar emails. Muitas pessoas usam a estrutura de pastas para arquivar e-mails, mas as pastas também são uma ótima maneira de gerenciar e-mails recebidos como tarefas e tirá-los da exibição da caixa de entrada. 

Vamos usar essas pastas para fazer uma triagem por email, organizar a caixa de entrada confusa e superar a sobrecarga de email.

Para fazer isso, crie três novas pastas na pasta da caixa de entrada. A primeira é uma pasta de coisas para fazer e a segunda e terceira são subpastas chamadas organização e outra de itens a longo prazo. 

Agora você tem quatro pastas para e-mails recebidos, e você pode usar todos os quatro para gerenciar suas tarefas e manter sua caixa de entrada limpa.

Quando novos e-mails chegam, mova-os para a pasta apropriada:

·        Caixa de entrada - os únicos emails que permanecem na sua caixa de entrada são aqueles que você deve responder imediatamente. Eles são urgentes ou podem ser tratados rapidamente (em três minutos ou menos).

A paste de coisas para fazer é simples, basta que arraste e-mails não urgentes e e-mails que exigirão mais de uma resposta para sua pasta pendente. Você acompanhará esses itens mais tarde, mas movê-los imediatamente manterá sua caixa de entrada vazia enquanto você processa os e-mails.

Mova os e-mails para esta pasta que são colocados em espera. Coisas como respostas que você está esperando para receber ou tarefas que você delegou.

Como fazer o uso do Outlook? Para iniciantes!

O Outlook organiza seus e-mails, calendários, contatos, tarefas e listas de tarefas, tudo em um só lugar. Essa organização começa com sua conta de e-mail. A partir daí, você pode começar a trabalhar com e-mails, transformando-os em tarefas ou compromissos, e armazenando informações sobre as pessoas com as quais interage em seus contatos para nunca precisar lembrar um endereço de e-mail ou um número de telefone. Vamos dar uma rápida olhada em algumas tarefas básicas.

Como iniciar o uso?

Sua primeira ação é configurar sua conta do Outlook. Depois disso, você estará pronto para começar a receber e enviar e-mails, usar o calendário, criar contatos e trabalhar com tarefas do Outlook.  

A instalação é automática se você usou uma versão anterior do Outlook no mesmo computador. Caso contrário, a configuração da conta automática será iniciada na primeira vez que você iniciar o Outlook e orientá-lo no processo.

Você terá que preencher seu nome, endereço de e-mail e uma senha. Isso geralmente é o suficiente, mas se a configuração automática falhar, o Outlook solicitará mais algumas informações, como o nome do servidor de email. Se você não tiver essa informação, seu provedor de e-mail poderá fornecer os detalhes.

Barra de acesso rápido

A barra de acesso rápido é uma parte importante da sua experiência do Outlook. E é uma maneira fácil de se mover entre os principais recursos do Outlook - Mail, Agenda, Pessoas e Tarefas. A barra é uma adição às guias e fitas padrão que fornecem uma variedade de ferramentas e opções para ajudá-lo a usar e gerenciar o Outlook.

Geralmente localizada na parte inferior da janela do Outlook, a barra de acesso rápido mostra, dependendo das configurações selecionadas, os nomes dos botões (imagem à esquerda) ou os ícones (imagem à direita) associados aos nomes dos recursos.

Adicionar uma assinatura de email a mensagens

Crie assinaturas personalizadas que aparecem na parte inferior de suas mensagens. As assinaturas podem incluir texto, imagens, seu Cartão de Visita Eletrônico, um logotipo ou até mesmo uma imagem de sua assinatura manuscrita.